Wer eine psychotherapeutische Privatpraxis führt, kennt die Herausforderung: Patient:innen suchen nach passenden Terminen am liebsten abends oder am Wochenende online. Telefonische Sprechzeiten führen oft zu mühsamem Anrufbeantworter-Ping-Pong, während standardmäßige Terminbuchungstools im Gesundheitsbereich erhebliche rechtliche Risiken bergen.
Mit Therao.Termin steht ein Buchungsmodul bereit, das direkt in Therao integriert ist und speziell für die Anforderungen der Psychotherapie entwickelt wurde: vollständig DSGVO-konform, ohne Drittanbieter-Tracker und mit digitaler Einbindung von Praxisdokumenten.
Das Datenschutz-Dilemma herkömmlicher Buchungstools
Viele im Markt verbreitete Buchungswidgets (wie Calendly, Acuity Scheduling oder internationale Portal-Lösungen) wurden für klassische Dienstleistungen oder den Vertrieb konzipiert. In einer Psychotherapiepraxis gelten jedoch ganz andere Maßstäbe:
- Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO: Schon die bloße Tatsache, dass eine Person einen Termin bei einer psychotherapeutischen Praxis anfragt, ist ein besonders geschütztes Gesundheitsdatum. Viele Portale werten Nutzungsdaten jedoch für Marketing- oder Profiling-Zwecke aus.
- Drittlandübermittlung & US-Cloud: Viele Tools hosten Daten auf Servern in den USA oder übertragen Telemetriedaten an internationale Analysedienste. Für psychotherapeutische Praxen ist dies ohne ausdrückliche Rechtsgrundlage und strikte Schutzmaßnahmen unzulässig.
- CAPTCHA-Dienste mit Tracking: Um Bot-Anfragen zu verhindern, binden viele Widgets Dienste wie Google reCAPTCHA ein. Dabei werden IP-Adressen, Mausbewegungen und Browser-Fingerprints an Google-Server übermittelt – mitten im Buchungsvorgang einer psychotherapeutischen Behandlung.
- Externe Schriften und CDNs: Wird ein Widget über fremde CDN-Netzwerke geladen, fließt bei jedem Seitenaufruf die IP-Adresse der Hilfesuchenden an externe Plattformen.
So löst Therao.Termin den Schutz der Patientendaten
Therao.Termin wurde von Grund auf nach dem Prinzip Privacy by Design (Art. 25 DSGVO) konzipiert:
- Hosting und Datenverarbeitung der Therao-Infrastruktur ausschließlich in Deutschland: Alle Buchungsdaten, Termine und Datenbanken werden auf gesicherten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Für den E-Mail-Versand (z. B. Double-Opt-In-Bestätigungen) nutzt Therao das von der Praxis selbst hinterlegte SMTP-Postfach – der Serverstandort und Übertragungsweg der E-Mails richten sich nach dem von der Praxis gewählten E-Mail-Provider.
- 100 % werbe- und cookie-frei: Die Buchungsseite lädt keine externen CDNs, keine externen Schriftarten und keine Tracking-Pixel. Weder Google Fonts noch Analytics sind im Widget vorhanden.
- Double-Opt-In statt Google CAPTCHA: Um Spam zuverlässig auszuschließen, setzt Therao.Termin auf ein datenschutzfreundliches E-Mail-Bestätigungsverfahren: Nach der Terminanfrage erhält die anfragende Person eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser angeklickt wird, wird die Anfrage an die Praxis weitergeleitet.
- 30-Minuten-Slot-Reservierung: Während die E-Mail-Bestätigung aussteht, wird der ausgewählte Zeitslot 30 Minuten lang für andere Interessent:innen blockiert. Klickt die Person den Link nicht, wird der Slot automatisch wieder frei.
Nahtlose Kalendersynchronisation ohne Doppelbuchungen
Ein häufiges Problem externer Buchungstools ist der Medienbruch: Bestätigte Termine müssen von Hand in die Praxissoftware übertragen werden. Wenn Termine in der Praxissoftware verschoben werden, weiß das externe Buchungstool oft nichts davon.
In Therao ist das Buchungswidget direkt an die Kalenderlogik angebunden:
- Echte Arbeitszeiten: In den Einstellungen definierst du pro Wochentag deine buchbaren Zeitfenster (z. B. freitags 09:00 bis 13:00 Uhr).
- Automatischer Abgleich: Das Widget prüft in Echtzeit bestehende Sitzungen und Sperrzeiten. Bereits belegte Zeiten erscheinen gar nicht erst auf der Website.
- Individuelle Pufferzeiten: Zwischen zwei Sitzungen wird automatisch eine definierte Pause (z. B. 10 Minuten) eingeplant, damit Sitzungen nicht nahtlos aneinanderstoßen.
- Vorlauffrist: Lege fest, wie viele Stunden im Voraus gebucht werden darf (z. B. mindestens 24 Stunden vorher), um kurzfristige Überraschungen auszuschließen.
Von der Honorarvereinbarung bis zum Self-Service
Eine Terminbuchung in der Psychotherapie erfordert mehr als nur ein freies Zeitfenster. Vor dem ersten Kennenlernen müssen Honorarsätze transparent vereinbart und organisatorische Rahmenbedingungen geklärt werden. Therao.Termin bildet diese Praxisanforderungen direkt im Ablauf ab:
Honorarvereinbarung als PDF direkt im Buchungsablauf
Für Privatpraxen ist Transparenz beim Ausfallhonorar und den Stundensätzen essenziell. In Therao kannst du deine eigene Honorarvereinbarung als PDF hinterlegen. Auf der Buchungsseite können Hilfesuchende das Dokument vor der Anfrage einsehen und stimmen den Bedingungen per Checkbox digital zu. Version und Zeitstempel werden revisionssicher mit der Buchungsanfrage dokumentiert.
Flexible Modalität: Vor Ort in der Praxis oder per Video
Du entscheidest pro Termin-Typ flexibel, wie die Sitzung stattfindet:
- Nur Präsenz: Für Sitzungen, die zwingend in der Praxis stattfinden müssen (z. B. diagnostische Erstgespräche).
- Nur Video: Für reine Online-Sprechstunden – der sichere Video-Raum über Therao Meet wird automatisch erzeugt.
- Klient:in entscheidet: Patient:innen können bei der Terminwahl per Klick selbst festlegen, ob sie in die Praxis kommen oder online per Video teilnehmen möchten.
Erweiterte Buchungsdaten für eine reibungslose Aktenanlage
Optional können Patient:innen bereits bei der Terminanfrage ihre Postanschrift und ihr Geburtsdatum angeben. Dadurch liegen beim Erstgespräch bereits alle notwendigen Stammdaten für die Aktenanlage und die spätere GOÄ-Rechnung vollständig vor.
Self-Service für Patient:innen: Termine verlegen oder stornieren
Mit der Buchungsbestätigung erhalten Patient:innen einen geschützten Link, über den sie den Termin bis zur festgelegten Frist (z. B. 24 oder 48 Stunden vor Beginn) eigenständig verlegen oder stornieren können – ganz ohne Telefonate oder zeitraubendes E-Mail-Schreiben.
Fazit: Professionell für Patient:innen, sicher für die Praxis
Eine Online-Terminbuchung spart jede Woche wertvolle Arbeitszeit, die sonst für telefonische Terminabsprachen aufgewendet werden müsste. Mit Therao.Termin gelingt der Einstieg in die digitale Terminvergabe, ohne Kompromisse bei der Schweigepflicht und der DSGVO einzugehen.
Therao kostet regulär 19 € pro User/Monat. Wer das Online-Buchungswidget nutzen möchte, wählt das Paket inklusive Therao.Termin für einen Gesamtpreis von 29 € pro User/Monat (Praxisverwaltung und Buchungsmodul zusammen – statt 19 € für Therao allein). In den ersten 30 Tagen kann der gesamte Funktionsumfang im Rahmen des kostenlosen Testzeitraums unverbindlich ausprobiert werden.